Slimmer ondertekenen? Onze e‑signingoplossingen helpen!

Met voordelen als tijdsbesparing, efficiëntie en beveiliging is het geen wonder dat het elektronisch ondertekenen van documenten steeds populairder wordt in zowel de zakelijke als de persoonlijke wereld. Of je nu een contract wilt ondertekenen, een formulier invullen of gewoon je documenten digitaal organiseren, e-signing biedt de perfecte oplossing voor een probleemloze en legale ondertekening.

Eindelijk gedaan met al die papieren documenten! Het enige nadeel is dat je die elektronische handtekening moet maken in verschillende Office-programma’s. Maar daar kunnen we je bij Magelaan perfect bij helpen.

Magelaan zet graag jouw documenten en sjablonen om in strakke, digitale handtekeningen.

Wat houdt e-signing in en waarom zou je er gebruik van maken? We gaan hieronder even dieper in op deze vragen.

Wat is e-signing?

E-signing is een methode waarbij je gebruikmaakt van digitale handtekeningen om elektronische documenten te ondertekenen. Efficiënt, want je maakt komaf met traditionele en tijdrovende methoden als printen, handmatig ondertekenen en scannen.

Digitale handtekeningen zijn veilig en worden wereldwijd erkend. Alleen al daarom genieten ze vaak de voorkeur boven handgeschreven handtekeningen.

Jouw ondertekeningsproces wordt op slag veel efficiënter en eenvoudiger. En dat zijn nog niet eens alle voordelen.

Bij Magelaan maken we e-signing-documenten op voor onszelf en onze klanten binnen Adobe Acrobat. Dat doen we in Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Teams…

Waarom elektronisch handtekenen?

Door over te stappen op e-signing bespaar je tijd, geld en papier, en toch onderteken je je documenten veilig en rechtsgeldig.

De voordelen op een rijtje:

• Tijd- en geldbesparend: het hele proces verloopt digitaal.
• Gewaarborgde authenticiteit: met behulp van certificaatgebaseerde handtekeningen of digitale ID’s kunnen ontvangers niet alleen de identiteit van de ondertekenaar verifiëren, maar ook controleren of het document ongewijzigd is gebleven sinds de ondertekening. Het document is dus 100% rechtsgeldig, en dat is vooral belangrijk in zakelijke en juridische transacties waar nauwkeurigheid en betrouwbaarheid cruciaal zijn.
• Gemak en flexibiliteit: je kan je documenten snel en eenvoudig ondertekenen, waar je je ook bevindt. Er is geen noodzaak meer om fysiek aanwezig te zijn of documenten via de post te versturen. Dit maakt het proces efficiënter en sneller.
• Duurzaam: je draagt bij aan een milieuvriendelijkere werkwijze. Het verminderen van het gebruik van papier en inkt heeft een positief effect op het milieu. Door over te stappen op elektronische handtekeningen draag je je steentje bij aan het verminderen van je ecologische voetafdruk.

Hoe werkt e-signing?

Geavanceerde technologieën zoals cryptografie waarborgen de veiligheid en vertrouwelijkheid van de elektronische handtekeningen. Ze zorgen ervoor dat de ondertekening en het document zelf niet kunnen worden gemanipuleerd.

Je hebt de keuze uit verschillende opties.

• Ofwel gebruik je een digitale handtekeningprovider. Deze providers bieden platformen aan waarop je elektronische documenten kunt uploaden, ondertekenen en versturen naar de betrokken partijen. Deze platformen verifiëren de identiteit van de ondertekenaar en zorgen ervoor dat het document ongewijzigd blijft na ondertekening.
• Ofwel implementeer je een eigen e-signingsysteem binnen jouw organisatie.

Deze tweede methode draagt 100% onze voorkeur weg. Waarom? Omdat die maatwerk biedt en je de volledige controle geeft over het ondertekeningsproces en het ondertekende document.

Met dit maatwerk op het vlak van e-signing kan Magelaan je helpen!

Is het allemaal wel rechtsgeldig?

Ja, e-signing is in veel rechtsgebieden rechtsgeldig. Veel landen hebben wetten en regelgeving opgesteld om de geldigheid van elektronische handtekeningen te waarborgen. In de Europese Unie bijvoorbeeld is de eIDAS-verordening van kracht, die elektronische handtekeningen dezelfde juridische status geeft als handgeschreven handtekeningen.

Het is echter belangrijk om te benadrukken dat elk rechtsgebied zijn eigen regels en vereisten heeft met betrekking tot elektronische handtekeningen. Het is raadzaam bekend te zijn met de wetten en regelgeving in het rechtsgebied waarin je actief bent alvorens deze elektronische ondertekening te gebruiken.

Magelaan helpt je met je e-signing templates

Je merkt het, e-signing biedt een moderne en efficiënte oplossing voor het ondertekenen van documenten. Het is de sleutel tot een soepele en veilige documentworkflow, of het nu gaat om:

• elektronische identificatie of het verifiëren van identiteit,
• het waarborgen van documentintegriteit,
• of het besparen van kostbare tijd.

Elektronisch ondertekenen biedt veel voordelen ten opzichte van traditionele handtekeningen. Het bespaart tijd, geld en biedt gemak en flexibiliteit. Het waarborgt ook de authenticiteit en integriteit van documenten en draagt bij aan een duurzamere werkwijze.

Met de juiste technologie en naleving van de geldende wet- en regelgeving kan het een waardevol hulpmiddel zijn voor efficiënt en juridisch bindend documentbeheer.

Profiteer van de vele voordelen van e-signing!

Stap over op e-signing en ervaar zelf het verschil.

Neem vandaag nog contact op met Magelaan en ontdek hoe wij je kunnen helpen bij jouw behoeften op het vlak van e-signing of elektronische ondertekening van je documenten.