Verplichte gegevens op factuur, ook voor vzw & vennootschap
17/12/19
Het nieuw wetboek van vennootschappen verplicht een aantal gegevens op een factuur en andere documenten. Vanaf 2020 ook van toepassing op vzw én vennootschap.
In het nieuwe wetboek van vennootschappen (NWV) lezen we alles over de hervorming van verenigingen, vzw’s in de socialprofitsector én vennootschappen. Zo horen ze allemaal een aantal verplichte gegevens op een factuur te vermelden. Maar daarnaast ook op heel wat andere documenten zoals flyers, folders, affiches, tijdschriften, drukwerk en naamkaartjes.
Welke gegevens zijn verplicht en waar?
Artikel 2:20 schrijft voor dat alle rechtspersonen – dus ook vzw’s – de volgende verplichte gegevens op de factuur dienen te zetten. Let wel, niet alleen op de factuur, ook op akten en aankondigingen zoals flyers, folders, affiches, tijdschriften, drukwerk, naamkaartjes, naast bekendmakingen, orders en tal van andere stukken. Zowel in papieren als in digitale vorm. Deze verplichting geldt dus ook voor websites én e-mails.
Het gaat om de volgende vermeldingen:
- naam van de rechtspersoon
- rechtsvorm, voluit of afgekort
- nauwkeurige aanduiding van de zetel van de rechtspersoon
- ondernemingsnummer
- het woord rechtspersoon of ‘RPR’, gevolgd door vermelding van de rechtbank van de zetel van de rechtspersoon
- in voorkomend geval, het e-mailadres en de website van de rechtspersoon
- en indien nodig, het feit dat de rechtspersoon in vereffening is
Zet deze verplichte gegevens op een factuur!
Doe dat meteen ook op je andere documenten, ook op de digitale dragers. Weet je waarom? Stel dat een persoon namens een rechtspersoon meewerkt aan een akte of een website, maar dat hij niet voldoet aan de vermeldingen die je hierboven vindt opgesomd. In dat geval kan die persoon aansprakelijk gesteld worden voor alle verbintenissen die daarin worden aangegaan, althans volgens artikel 2:22. Ook hier geldt: voorkomen is beter dan genezen.
Onze tip? Ga meteen voor een nieuwe lay-out
Het goede nieuws is dat er geen vereisten zijn qua lay-out. Wil je al die verplichte gegevens op een factuur plaatsen, en er echt iets moois van maken? Wil je met andere woorden je facturen en andere documenten aanpassen? Wat let je om dat over te laten aan een communicatiebureau dat oog heeft voor een werkelijk prachtige lay-out. Een bureau als Magelaan bijvoorbeeld.
