Voorbeeld van goede interne communicatie?

Communiceren? Dat doe je elke dag, zeker op de werkvloer. Ook een overkoepelende scholenorganisatie als PoelbergOmmeland vzw communiceert dagelijks, zowel intern als extern. En als ze dan opeens werk maken van een nieuwe overkoepelende visie beseffen ze ten volle het grote belang van interne communicatie. Die nieuwe visie moeten ze niet alleen extern communiceren naar ouders, leerlingen en inwoners van de stad Tielt en ver daarbuiten. Ze moeten die visie ook intern communiceren, ze duidelijk maken aan de leerkrachten en hen motiveren die volledig te onderschrijven én uit te stralen. Je merkt het, dit gaat zoveel verder dan louter functioneel communiceren. Het gaat over je werknemers meenemen in je verhaal, hen overtuigen van de kracht ervan, en hen motiveren dat verhaal ook enthousiast uit te dragen naar iedereen. Heel wat meer dus dan louter marketing en bedrijfsadvies. Het lijkt zelfs wel wat op employer branding.

Case – Het belang van interne communicatie bij PoelbergOmmeland

PoelbergOmmeland vzw is de overkoepelende scholengroep van zeven vrije basisscholen in Tielt. Ze hadden nood aan een duidelijke overkoepelende visie die een antwoord gaf op de vraag: “Waarvoor staan we als groep van katholieke basisscholen?”. Ze klopten aan bij Magelaan en Arteveldehogeschool.

Het schoolbestuur werkte samen met Arteveldehogeschool en Magelaan om de hedendaagse visie verder uit te werken. Magelaan bedacht de slogan en onze grafisch ontwerper ontwikkelde de bijbehorende beeldtaal. Beide zaken vormen het uitgangspunt om alle communicatie eerst intern in goede banen te leiden om er vervolgens ook extern mee uit te pakken.

Het hele traject was vrij complex en dus werd hier de nodige tijd voor uitgetrokken. Er ging een behoorlijk aantal workshops en brainstormsessies aan vooraf. Maar uiteindelijk zijn we erin geslaagd een overkoepelende visie te formuleren, onderverdeeld in drie belangrijke subthema’s:

• Diversiteit biedt kansen
• Een school voor de toekomst
• De juiste plek voor elk kind

Interne communicatie, en bij uitbreiding de externe, gebaseerd op eenvoudige taal

Cathy Willem van Magelaan én Bart De Lathouwer van Arteveldehogeschool begeleidden de verschillende brainstorms, elk vanuit hun eigen expertise. Cathy als expert communicatie mensgerichte organisaties, Bart als schoolontwikkelaar.

Onze copywriter Wim schreef vervolgens de teksten zo eenvoudig mogelijk uit. Ook in de scholen van PoelbergOmmeland zijn veel ouders anderstalig en de Nederlandse taal dus niet zo goed machtig. De overkoepelende visie moest dan ook zo gemakkelijk mogelijk worden uitgelegd in een taal verstaanbaar voor ouders én kind.

Het uitschrijven van de teksten was trouwens niet zo eenvoudig. Wim baseerde zich voor de teksten op een resem kernwoorden die tijdens de brainstorms op een whiteboard waren genoteerd. Vervolgens ging de copy heen en weer. Niet alleen moest alles in de interne communicatie op een eenvoudige manier worden uitgelegd. Elk woord moest ook kloppen. Wim heeft mooi werk afgeleverd, daarover zijn alle partijen het eens.

Duidelijke boodschap van PoelbergOmmeland

Hoe eenvoudiger en duidelijker een boodschap wordt geformuleerd in externe en interne communicatie, hoe groter de kans dat je je publiek meekrijgt en voor je visie wint.

We hebben er bewust voor gekozen te werken met eenvoudige quotes om de soms moeilijke begrippen op een makkelijke en verstaanbare manier uit te leggen. Alle quotes maken de visie in één oogopslag duidelijk.

Denk maar aan het begrip diversiteit. Dat is op zich al een moeilijk woord, zeker voor anderstalige ouders. Maar als Luna zegt: “Mijn beste vriendin is zwart. En als ze blauw of groen is, bleef ze mijn beste vriendin”, dan wordt zo’n abstract begrip meteen zo klaar als een klontje.

Bij het thema Een school voor de toekomst lieten we leraar Nico aan het woord: “Ik doe het voor de kinderen. Het is zo mooi om te zien hoe ze openbloeien. Met vallen en opstaan, maar ze komen er wel.”

Om het thema De juiste plek voor elk kind te illustreren gaven we het woord aan mama Saskia: “Ons kind kan hier in Tielt naar een school die goed voor hem is. Dat is voor elke ouder een zegen.”

Campagne interne en externe communicatie leerkrachten en ouders

Speciaal om de leerkrachten op de hoogte te brengen van de nieuwe overkoepelende visie van PoelbergOmmeland creëerden we een mooie brochure, zoals hierboven gezegd met uitleg in een duidelijke, heldere en verstaanbare taal.

De brochure toont al meteen onze uitnodigende aanpak. We regelden een fotoshoot van kinderen tot en met het zesde leerjaar. Heel bewust kozen we ervoor alleen kinderen in beeld te brengen, want het draait toch om hen. Kim Claeys fotografeerde hen onherkenbaar, sommigen met een leuk hebbeding in de hand, maar allemaal met een vrolijke glimlach.

We hebben een Facebookgroep opgestart om het communitygevoel te versterken.

En uiteraard is er ook de nieuwe website van PoelbergOmmeland mét duidelijke visie, dezelfde stralende foto’s en de link naar de zeven verschillende scholen. Doorheen de website vind je filmpjes van kinderen op de speelplaats. De beknopte brochure-informatie hebben we hier iets uitgebreider toegelicht.

Wanneer op 18 juni de website online gaat, krijgen alle leerkrachten een mail met de nodige uitleg over de nieuwe overkoepelende scholenvisie en de nieuwe website. De ouders van de leerlingen – en de leerlingen zelf – worden op de hoogte gebracht via een brief. Externe communicatie voerden we trouwens ook voor Febi. Mét succes.

Communicatie uitgewerkt in volle cocreatie

We zijn er trots op dat we het hele traject met PoelbergOmmeland in volle cocreatie hebben gerealiseerd. Drie partijen – Arteveldehogeschool, Magelaan en de scholengemeenschap – werkten nauw samen om dit mooie resultaat te behalen.

“Het belang van de interne communicatie daarbij is niet te onderschatten.”

De scholengemeenschap heeft een belangrijke boodschap en verspreidt die aan de directies en leerkrachten. Bedoeling is dat directies en leerkrachten pal achter de visie staan en de boodschap enthousiast uitstralen naar alle kinderen. Elke school kan via de overkoepelende visie zijn eigen visie nog sterker onderbouwen.

Bij interne communicatie hoor je een aantal belangrijke stappen te nemen. Eerst stel je je de vraag hoe je de boodschap intern communiceert om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. Via interne communicatie mik je immers vooral op engagement. Pas erna stel je je vragen over hoe je de boodschap extern communiceert.

“Interne communicatie is niet alleen communiceren, maar zeker ook engageren.”

Verzorgt Magelaan ook jouw interne communicatie?

Om vervolgens je externe communicatie aan te pakken? Want beide zaken zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Kijk maar naar het voorbeeld van PoelbergOmmeland, de scholengemeenschap in Tielt.

Ook voor Olympus Mobility realiseerden we  een mooie website in het kader van hun externe communicatie.

Neem vrijblijvend contact met ons op. Dan gaan we even rond de tafel zitten om te bespreken hoe we je boodschap sterker kunnen communiceren.